DISABILITY INSURANCE EN NEW YORK. ¿ESTÁS CUMPLIENDO CON LA LEY?
Cuando tienes un negocio en New York y cuentas con empleados, administrar correctamente los seguros laborales es fundamental. Uno de los seguros que con frecuencia genera dudas entre los empresarios es el Disability Benefits Insurance.
Muchos propietarios conocen el Workers' Compensation, pero desconocen que el Disability Benefits Insurance cumple una función diferente y puede formar parte de las obligaciones que debe cumplir un empleador en New York.
En este artículo te explicamos qué es, para quién aplica, qué protege y por qué es importante mantener esta cobertura correctamente administrada.
¿Qué es el Disability Insurance?
El Disability Benefits Insurance es una cobertura que proporciona beneficios económicos temporales a determinados empleados que no pueden trabajar debido a una enfermedad o lesión que no está relacionada con su trabajo.
Esta es una diferencia importante:
Workers' Compensation: generalmente cubre lesiones o enfermedades relacionadas con el trabajo.
Disability Benefits: proporciona beneficios por determinadas incapacidades que no están relacionadas con el trabajo.
Por eso, un negocio puede necesitar ambas coberturas.
¿Quién debe tener Disability Benefits en New York?
En New York, los empleadores generalmente deben proporcionar cobertura de Disability Benefits a los empleados que cumplen con los requisitos establecidos por la ley.
La obligación puede depender de factores como:
El tipo de trabajador.
La duración del empleo.
La naturaleza de la relación laboral.
Las excepciones establecidas por la legislación.
Por esta razón, no es recomendable asumir que un trabajador está excluido simplemente porque trabaja pocas horas o porque recibe un determinado formulario de impuestos.
Cada negocio debe revisar su situación específica para determinar qué cobertura corresponde.
¿Qué situaciones puede cubrir?
El Disability Benefits puede proporcionar beneficios temporales cuando un empleado queda incapacitado para trabajar debido a una condición que no está relacionada con su empleo.
Por ejemplo, puede involucrar situaciones como:
Una enfermedad.
Una lesión ocurrida fuera del trabajo.
Una incapacidad temporal relacionada con el embarazo, cuando corresponda.
El propósito principal es proporcionar una fuente de beneficios durante el período en que el trabajador no puede desempeñar sus funciones, de acuerdo con los requisitos y límites establecidos por la ley.
Disability Insurance NO es lo mismo que Workers' Compensation
Este es uno de los errores más comunes entre los dueños de negocios.
Workers' Compensation
Está diseñado para cubrir determinadas lesiones o enfermedades relacionadas con el trabajo.
Disability Benefits
Está diseñado para determinadas incapacidades no relacionadas con el trabajo.
Por eso, si tienes empleados, es importante analizar ambas coberturas y no asumir que una sustituye a la otra.
¿Qué pasa si mi negocio no tiene la cobertura correspondiente?
No contar con la cobertura requerida puede generar problemas para el empleador.
Dependiendo de las circunstancias, pueden existir:
Penalidades.
Multas.
Responsabilidades económicas.
Problemas de cumplimiento.
Dificultades durante una auditoría.
Además, cuando un negocio no mantiene correctamente sus seguros, puede terminar enfrentando gastos que podrían haberse evitado con una administración adecuada.
El Payroll y el Disability Insurance están relacionados
Aquí existe otro punto que muchos empresarios pasan por alto.
La información de payroll ayuda a determinar aspectos importantes relacionados con los trabajadores y las primas de determinados seguros.
Por eso, si tu payroll está incorrecto, también puede afectar la administración de tus pólizas.
Por ejemplo, debes mantener correctamente registrados aspectos como:
Número de empleados.
Salarios.
Clasificación de trabajadores.
Fechas de contratación.
Cambios en la nómina.
Un payroll organizado facilita el cumplimiento y ayuda a mantener información consistente para los seguros y las auditorías.
¿Por qué una auditoría de seguros puede ser importante?
Las compañías de seguros pueden revisar la información de tu negocio para determinar si la póliza fue calculada correctamente.
Durante una auditoría pueden solicitar información relacionada con:
Payroll.
Registros de empleados.
Clasificaciones laborales.
Formularios fiscales.
Información de contratistas.
Documentación de la empresa.
Si la información no coincide con lo declarado originalmente, podrían surgir diferencias en la prima.
Por eso, no debes esperar a recibir una auditoría para comenzar a organizar tus documentos.
¿Cómo puedes proteger mejor tu negocio?
Una buena administración comienza con información correcta.
Recomendamos que los propietarios:
Mantengan un payroll organizado.
Revisen periódicamente sus pólizas.
Mantengan registros de empleados actualizados.
Informen correctamente los cambios en su negocio.
Revisen las clasificaciones utilizadas en sus seguros.
Conserven documentación financiera y laboral.
Consulten con profesionales cuando tengan dudas sobre sus obligaciones.
¿Disability Benefits es obligatorio para todos los negocios?
No necesariamente de la misma manera.
Existen excepciones y categorías específicas de trabajadores, por lo que no es correcto afirmar que todos los negocios tienen exactamente las mismas obligaciones.
Si tienes empleados en New York, es recomendable revisar tu situación particular para determinar qué requisitos aplican a tu empresa.
¿Qué relación tiene Disability con el crecimiento de tu negocio?
Un negocio que crece también aumenta sus responsabilidades.
Puedes comenzar con uno o dos empleados y posteriormente tener:
5 empleados.
10 empleados.
20 empleados o más.
A medida que crece tu payroll, también es importante revisar que tus seguros,
registros y obligaciones laborales continúen correctamente administrados.
Crecer sin organizar estos aspectos puede convertir un negocio exitoso en un problema administrativo y financiero.
¿Cómo puede ayudarte Nexo?
En Nexo Tax Corp ayudamos a propietarios de negocios a organizar diferentes áreas importantes de su empresa.
Podemos ayudarte con:
Disability Benefits Insurance
Workers' Compensation
General Liability
Payroll
Bookkeeping
Preparación de impuestos
Registro de negocios
Licencias comerciales
Auditorías y revisión de documentación
Nuestro objetivo es ayudarte a mantener tu negocio organizado y preparado para cumplir con sus responsabilidades.
Conclusión: No esperes a tener un problema para revisar tus seguros
El Disability Benefits Insurance es un componente importante de la administración de muchos negocios con empleados en New York.
No se trata simplemente de comprar una póliza. Es importante que exista coherencia entre tu payroll, empleados, clasificación, seguros y documentación empresarial.
Una empresa bien organizada puede enfrentar con mayor tranquilidad sus obligaciones y cualquier proceso de revisión o auditoría.
¿Tienes empleados y no estás seguro de si tu negocio cuenta con el Disability Insurance correcto?
Consúltanos, en Nexo podemos revisar tu situación y ayudarte a organizar tus seguros, payroll y documentación empresarial.
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