¿POR QUÉ ANTES DE CERRAR EL AÑO DEBES REVISAR LAS CUENTAS DE TU NEGOCIO?
Trabajaste todo el año, atendiste clientes y pagaste gastos. Pero ¿sabes cuánto ganó realmente tu empresa?
Muchos dueños de negocios conocen sus ventas y revisan el saldo del banco, pero no tienen una imagen completa de sus resultados. Hay facturas pendientes, compras sin clasificar, cuentas mezcladas y movimientos que todavía necesitan explicación.
Esperar hasta la temporada de taxes para revisar todo puede convertir el cierre del año en una carrera para encontrar documentos y corregir registros.
Revisar tus cuentas con anticipación te permite entender cómo va tu empresa, resolver pendientes y planificar antes de comenzar un nuevo año.
Si utilizas QuickBooks, este es el momento de comprobar que la información esté completa. Si llevas meses atrasados con tu bookkeeping, también puedes comenzar a poner orden.
¿Por qué revisar ahora y no después?
Antes de cerrar el año todavía puedes identificar problemas y tomar decisiones con información actualizada.
Puedes dar seguimiento a clientes que no han pagado, revisar gastos que aumentaron, ajustar tu presupuesto y conversar con tu profesional tributario sobre la proyección del año.
Si esperas hasta preparar la declaración, algunas decisiones ya
habrán ocurrido y tendrás que trabajar con los documentos disponibles.
Preparar tus taxes y planificar tu negocio son tareas relacionadas, pero diferentes. Ambas necesitan buenos registros.
1. Para saber si tus ventas están dejando ganancia.
Vender más no siempre significa ganar más.
Tus ingresos pueden aumentar al mismo tiempo que suben los materiales, la nómina, la renta, los seguros y otros costos. Sin una revisión, ese crecimiento puede parecer más rentable de lo que realmente es.
El Profit & Loss, o estado de resultados, permite observar ingresos, gastos y utilidad o pérdida de un período,
según la base contable utilizada.
Revisa:
Cómo cambian tus ventas de un mes a otro.
Cuáles son tus principales costos.
Qué gastos están creciendo.
Si tus precios cubren el costo de operar.
Qué servicios o proyectos necesitan un análisis más detallado.
El objetivo es conocer cuánto queda después de cubrir los costos y gastos del negocio.
2. Para comprobar que QuickBooks refleje la realidad.
QuickBooks es una herramienta útil, pero necesita registros correctos y revisión constante.
Conectar el banco permite recibir movimientos. Después hay que determinar qué representa cada uno y comprobar que no esté registrado previamente.
Una transferencia entre cuentas no es una venta nueva. El dinero recibido de un préstamo tampoco representa ingresos por servicios. Un pago personal desde la cuenta comercial necesita identificarse correctamente.
El bookkeeping es el proceso que organiza y revisa esos movimientos para que QuickBooks produzca reportes útiles.
Antes del cierre, presta atención a:
Transacciones pendientes de clasificar.
Ventas o gastos duplicados.
Transferencias registradas como ingresos.
Pagos aplicados a facturas incorrectas.
Saldos antiguos sin explicación.
Categorías demasiado generales, como “otros gastos”.
No hagas ajustes solamente para que un saldo coincida. Primero identifica la causa de la diferencia.
3. Para conciliar bancos y tarjetas.
La conciliación compara los registros contables con los estados de cuenta.
Intuit explica que este proceso permite comprobar que los registros de QuickBooks coincidan con los estados bancarios y de tarjetas. Tener las cuentas conectadas no sustituye esta revisión.
Conciliar puede ayudarte a detectar cargos faltantes, duplicados y diferencias en los saldos.
Revisa todas las cuentas utilizadas para operar, incluyendo tarjetas y plataformas de cobro cuando corresponda. Si pagaste compras comerciales con una cuenta personal, identifica esas operaciones y reúne su respaldo.
4. Para separar la ganancia del dinero disponible.
Una empresa puede mostrar utilidad y tener poco efectivo porque sus clientes todavía no han pagado. También puede tener dinero en el banco gracias a un préstamo, aunque sus resultados sean débiles.
Por eso, conviene revisar tres aspectos:
Aspecto Qué te ayuda a entender Profit & Loss: Los ingresos, gastos y resultados del período.
Balance Sheet: Los activos, obligaciones y patrimonio a una fecha determinada.
Flujo de efectivo: Cómo entra y sale el dinero y qué pagos debes planificar.
Ver estos elementos juntos ofrece una imagen más completa que mirar solamente las ventas o el saldo bancario.
5. Para cobrar lo pendiente y organizar tus pagos.
Antes de terminar el año, revisa cuánto te deben los clientes y cuánto debes a proveedores.
Comprueba que los saldos sean correctos. Una factura puede aparecer pendiente porque el pago no se registró o se aplicó de forma incorrecta.
Después, organiza el seguimiento:
Confirma las facturas con los clientes.
Identifica pagos vencidos.
Revisa disputas o trabajos pendientes.
Programa obligaciones próximas.
Evalúa si tendrás dinero suficiente para cubrirlas.
El control de cobros y pagos ayuda a evitar que una empresa con ventas se quede sin dinero para operar.
6. Para reunir los documentos que respaldan tus números
Los registros necesitan respaldo.
El IRS señala que los documentos comerciales deben permitir identificar, entre otros datos, a quién se pagó, el importe, la fecha, la prueba de pago y la descripción de la compra o servicio.
Organiza facturas, recibos, contratos y estados de cuenta. Para compras de equipos o vehículos, conserva también los documentos de adquisición y financiamiento.
Un cargo en el banco puede demostrar un pago, pero no siempre explica su propósito.
Tampoco debes asumir que todo gasto registrado en QuickBooks es automáticamente deducible para taxes. Su tratamiento debe revisarse según la operación y las reglas aplicables.
7. Para revisar préstamos, equipos e inventario.
Estas operaciones pueden requerir una revisión distinta de los gastos cotidianos.
En un préstamo, por ejemplo, es importante distinguir el principal de los intereses. Las compras de equipos deben identificarse para evaluar su registro contable y tratamiento tributario.
Si vendes productos, verifica las existencias y aclara diferencias entre el inventario físico y los registros.
Preparar esta información antes del cierre facilita que tu profesional contable revise los saldos y determine los ajustes que correspondan.
8. Para revisar nómina y pagos a terceros
Compara los registros contables con los reportes de payroll y reúne la documentación de pagos a contratistas y proveedores.
Revisa nombres, importes y datos necesarios para evaluar las obligaciones de información correspondientes.
Si existen dudas sobre la clasificación de una persona como empleado o
contratista, deben analizarse por separado. Cambiar una categoría en QuickBooks no resuelve esa cuestión.
La información de nómina, los pagos bancarios y la contabilidad deben guardar coherencia.
9. Para proyectar tus taxes con información actualizada.
Una revisión previa al cierre permite conversar sobre los resultados esperados y los pagos tributarios realizados.
El IRS indica que los impuestos se pagan durante el año mediante retenciones o pagos estimados, según corresponda. Pagar insuficientemente o fuera de plazo puede generar penalidades.
Con tus libros actualizados, tu profesional tributario puede evaluar la proyección considerando la estructura del negocio y tu situación.
No existe un porcentaje único que todas las empresas deban separar para taxes. La cantidad debe calcularse según el caso.
La revisión de fin de año tampoco reemplaza el cumplimiento de obligaciones que vencen durante el año.
¿Conviene comprar algo antes del cierre para pagar menos taxes?
Una compra debe responder primero a una necesidad del negocio.
Gastar dinero solamente para buscar una deducción puede reducir tu efectivo sin mejorar la operación. Además, el tratamiento tributario depende del bien, su uso y las reglas aplicables.
Antes de comprar, pregunta:
¿Mi empresa realmente lo necesita?
¿Puedo pagarlo sin afectar la nómina y otras obligaciones?
¿Qué beneficio tendrá para la operación?
¿Cómo debe registrarse?
¿Cuál sería su efecto tributario en mi caso?
Una decisión contable debe considerar tanto los impuestos como la salud financiera de la empresa.
Un ejemplo: buenos ingresos, poca disponibilidad
Imagina que tu negocio muestra una utilidad de $20,000, pero tiene $12,000 pendientes de cobro. También debe pagar proveedores y cuotas de préstamos próximamente.
Aunque el reporte indique ganancia, no puedes asumir que los $20,000 están disponibles para retirarlos.
La revisión te permite identificar qué debes cobrar, qué pagos se acercan y cuánto dinero necesita permanecer en la operación.
Conocer la utilidad es importante. Entender cuándo tendrás el dinero también lo es.
Un plan para preparar el cierre.
Ahora: identifica los pendientes
Determina hasta qué mes están completos tus libros. Reúne estados de cuenta, comprobantes y reportes, y prepara una lista de diferencias por resolver.
Durante los próximos meses: actualiza y revisa
Completa las conciliaciones, aclara transacciones y revisa resultados, cobros y pagos. Coordina una conversación con tu profesional contable y tributario.
Después del último estado de cuenta del año: completa el cierre
Realiza la conciliación final y revisa los ajustes que correspondan. Una revisión anticipada prepara el trabajo; el cierre definitivo requiere la información completa del período.
Si tu empresa utiliza un año fiscal distinto del calendario, adapta este proceso a su fecha de cierre.
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En Nexo, ofrecemos servicios de bookkeeping para negocios nuevos y empresas en funcionamiento. Te ayudamos a organizar registros, revisar movimientos y preparar reportes para entender mejor tus resultados.
Si utilizas QuickBooks, revisemos qué períodos están pendientes y qué información necesitas completar.
No esperes a la temporada de taxes para descubrir que tus números no cuadran. Comienza hoy a preparar un cierre con cuentas claras.
Cuéntanos cuántas cuentas utilizas, si trabajas con QuickBooks y hasta qué mes tienes revisado tu bookkeeping.
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Atención en español e inglés.
Tu negocio necesita decisiones claras. En Nexo, te ayudamos a comenzar por tus números.
